Collaboration nuagique

La distance entre les membres d’une équipe peut être diminuée selon certains outils numériques à notre portée. Le télétravail imposé par les impératifs sanitaires accélère le virage numérique des organismes culturels et impose une appropriation de nouvelles pratiques à bien des travailleurs. Comment travailler ensemble sur des documents en ligne? Comment migrer nos environnements de travail vers un espace nuagique? Comment choisir certains outils en fonction des enjeux du milieu culturel? Nous vous présentons ici nos constats.

1_
Le nuagique c’est quoi
2_
Besoin et solutions
3_
processus de migration
4_
virage en douceur

1_

Le nuagique c’est quoi ? Ensemble, en simultané, sur un nuage.

Passer au nuagique, cela signifie que plutôt que de travailler avec des logiciels installés sur nos postes informatiques (tout est stocké sur notre ordinateur), nous avons accès à divers outils à travers des applications Web (nous communiquons avec un réseau de serveurs par le biais d’Internet).

Isabelle L'Heureux, La littératie en 6 micro-bouchées

L’infonuagique, c’est l’utilisation d’un espace de stockage de données et/ou d’applications sur un serveur informatique distant, connecté via Internet. Au lieu de conserver des données sur un disque dur ou de mettre à jour des applications, les organisations emploient un service qui se trouve sur le Web et qui leur fournit un endroit où stocker leurs informations ou des applications dont ils ont besoin.

Les principes du nuage repose sur: 

ressource en libre-service (SaaS - Software as a Service), c’est une solution logicielle complète, louée et utilisée par une organisation, à laquelle se connectent les utilisateurs, par l'intermédiaire d’un navigateur Web.

Adaptation à la demande de la capacité de stockage et puissance de calcul.

Ouverture multiplateformes: les services de l’infonuagique sont accessibles via l'Internet, tant pour un ordinateur qu'un téléphone ou une tablette.

Mutualisation: L'infonuagique permet de combiner des ressources hétérogènes (matériel, logiciel, trafic réseau) au service de plusieurs utilisateurs en simultané.

Paiement à l'usage: la quantité de service consommée dans le nuage est mesurée, à des fins de contrôle, d'adaptation des moyens techniques et de facturation.

Avantages

Augmenter la performance d'un travail collaboratif, au sein d’une équipe et entre organisations.
Faciliter l’accès aux documents et aux dossiers sensibles.
Régler les problèmes de versions multiples et de suivis de modification.
Faciliter un fil de discussion directement dans les documents et automatiser les notifications.
Automatiser les sauvegardes de documents.
Économiser les courriels (et leur poids inutile sur un serveur) dans un effort écoresponsable.

Limites

Dépendance à la qualité du réseau Internet.
Technologie énergivore.
Systèmes propriétaires (dans le cas de Google et Microsoft).
Hébergement des données à l’étranger (avec les serveurs de Google et Microsoft).
Opacité quant à l’utilisation des données des organismes qui adhèrent aux services « gratuits ».
Fonctionnalités limitées des logiciels de bureautique sur le nuage.

En mode collaboratif

Parmi les avantages

Travailler ensemble sur un document, simultanément, peu importe le lieu.
Traçabilité des commentaires.
Travail hors-ligne possible.

Quelques limites

Fonctionnalités limitées des logiciels de bureautique sur le nuage.
Travail éditable par les autres mais indestructible
Le passage au nuagique s’inscrit dans un processus plus général de transformation culturelle et du déploiement d’un plan de changement numérique. Le schéma suivant identifie les grandes étapes de la transformation culturelle, dont fait partie le virage nuagique.
1
je dresse un bilan de ma situation numérique
2
j'analyse mes besoins de transformation
3
j'effectue une recherche de solutions
4
je choisis une solution de changement
5
je porte le projet de transformation
6
je déploie le changement

2_

Besoin et solutions: planification selon l’état des lieux

Définitions : Quelques notions de base lorsque l’on parle de service infonuagique.

Stockage

Se dit d’un archivage informatique permettant le partage, la sauvegarde automatisée et la sécurité de données massives.

Partage de l’information

On parle ici de diffusion, de communication, de mise en commun des biens, des services, des données, des connaissances et des processus, dans un souci d’entraide et de développement de l’appropriation collective. 2

Suites bureautique

Une suite bureautique est un ensemble de programmes informatiques en rapport avec les opérations basiques du travail de bureau. 3

Travail hors-ligne

Dans une structure de travail nuagique, se dit de la période de travail non connectée au Web.

Synchronisation

Processus de copie entre le nuage et l’ordinateur, pour que les deux répertoires deviennent identiques. Copie dans les deux sens, à partir de la version la plus récente d’un fichier.

Intégration

Processus d’installation d’une tierce application ou utilitaire dans un programme déjà en fonction.

2 Annie Chénier. «Lexique»
3 Wikipédia. «Suite bureautique»
Services infonuagiques

Il existe toute une panoplie de suites disponibles en infonuagiques. Les plus pertinents pour les centres d’artistes et autres organismes culturels sont souvent les services de stockage, de partage de l’information et les suites bureautiques.

Le choix d’une solution sera orienté en fonction de ce qui est déjà en place dans l’organisme. Les besoins et le budget sont à considérer.

Alors, quel service infonuagique choisir? Voici notre comparatif des solutions existantes.
Astuce

Les organismes sans but lucratif ont accès à divers produits de Google et de Microsoft gratuitement ou à prix réduit par l’intermédiaire de Techsoup Canada, un organisme qui vise à favoriser l’accès aux technologies numériques pour les OSBL. 

Gsuite et Office 365

Les produits G Suite et Office 365 sont largement adoptés au sein d’entreprises, d’institutions et d’organismes de toutes tailles. Voici quelques constats.

avantages

Facilité d’installation et d’utilisation.
Coûts faibles, voir nuls.
Compatibilité avec divers systèmes et services.
Mise à jour régulières des équipes de développement.
Fiabilité du service à la clientèle.
Communauté élargie d’utilisateurs et utilisatrices.

Inconvénients

Services offerts par des compagnies très puissantes dont les valeurs et modèles d’affaires sont bien différents de ceux des organisations culturelles d’ici. 
Stockage des données sur des serveurs propriétaires.
Confidentialité des données.

Alternatives aux géants du nuagique

Il existe des logiciels libres ou open source, c’est-à-dire dont les codes sont ouverts gratuitement pour l'utilisation ou la duplication, distribués sous forme de services infonuagiques ou de plateformes à héberger soi-même, qui s’inscrivent en alternative à ceux des géants.

avantage

Correspondent mieux à l’éthique et aux valeurs des organisations culturelles.

Inconvénient

Investissement supérieur en termes de coûts d’exploitation et en termes d’expertise nécessaire pour la mise en place.
Service nuagique - Gsuite ou Office 365 ?

Visualisez le tableau de l’ARCA  et comparez ces deux solutions nuagiques populaires.

G Suite
Office 365
Coût
Gratuit pour OSBL
Microsoft Business 365 Essential gratuit pour OSBL Microsoft
Business 365 Premium à environ 3,80$/mois/utilisateur
Espace de stockage
gratuit
30G par utilisateur (les fichiers de format Google ne sont pas compris dans le calcul, alors que  les courriels sont compris dans le calcul)
1000G pour l’organisation
10G/licence
Partage
Définir les accès -- les sous-dossiers ne peuvent être partagés indépendamment -- les documents peuvent être partagés indépendamment -- les documents peuvent être partagés avec des gens à l’extérieur de l’organisation
Suite bureaucratique
Messagerie courriel -- entreposage des documents -- traitement de texte -- tableur -- présentation -- calendrier -- sondage/formulaire -- messagerie instantanée -- visioconférence -- gestionnaire de projets -- gestionnaire de tâches -- etc.
Format des fichiers
Google -- propriétaires -- compatibles avec les suites bureautiques couramment utilisées (Microsoft, Libre Office) -- conversion en format microsoft ou autre nécessaire (et automatique) lors de l’exportation
Microsoft -- propriétaires -- même format en local ou en infonuagique (ex. .docx) -- compatible avec l’environnement Google
Synchronisation
avec le bureau
Possible avec Drive File Stream
Possible avec une extension
Travail hors ligne
Sur l’ordinateur : possible avec Drive File Stream -- sur le navigateur chrome, possible avec une extension
Sur l’ordinateur : même format des fichiers sur le nuage ou sur l’ordinateur
Intégration avec
applications tierces
Très simple
Plus complexe et moins intuitif
Sauvegarde
Automatique sur les serveurs de Google
Automatique sur les serveurs de Microsoft
Sécurité
Enjeux d’accès restreints arbitrairement par Google ou Microsoft 
(ex. tentative de connexion sur un nouvel appareil peut être bloquée)
Autres produits disponibles
Google Ad Grants -- Google Analytics -- Youtube
...

Il est aussi possible d’avoir accès aux ressources d’aides et d’informations de démarrage Google et Microsoft

Service nuagique - Solutions alternatives

L’installation de ces solutions peut demander un investissement supérieur en termes de coûts d’exploitations et en termes d’expertise nécessaire pour la mise en place. Cependant, vous gardez le contrôle sur les données stockées qui le sont sur un serveur personnel et non propriétaire comme dans les cas de Google et Microsoft.

Coût
Espace de stockage
Partage
Synchronisation
Sécurité
Sync
Gratuit +
Version payante
5GB (gratuit)
49$ par an pour 500 Go
Avec la version payante
Facile d’utilisation
Sélection possible
Automatique, en ligne ou hors ligne
Mots de passe et documents seulement accessibles par l’utilisateur.
Nextcloud
Gratuit
Serveur privé
Source ouverte
Automatique, en ligne ou hors ligne
Plusieurs protocoles de sécurité. Accès transparent aux données et opérations. 
Wikisuite
Gratuit
Serveur privé
Source ouverte
Automatique, en ligne ou hors ligne
Plusieurs protocoles de sécurité.  
Stockage des documents

Les options de stockage font partie intégrante d'une suite nuagique mais peuvent être gérés de façon indépendante, selon les besoins. Opter pour une solution de stockage en ligne, c’est faciliter l’accès aux documents qui sont ainsi centralisés et sauvegardés à la même place. Les services en lignes sont généralement gérés par une organisation tierce qui s’occupe de la maintenance et de la sécurité des données, ce qui est utile lorsque l’on ne dispose pas des ressources à l’interne. Enfin, leur utilisation est simple et on accède aux documents peu importe où l’on se trouve!

Espace de stockage gratuit
Taille de fichiers 
Compatibilité
Option de sauvegarde
Dropbox
2 Go
(extensible à 20 Go par parrainages et astuces)
Illimité
(10 Go via interface web)
Windows, MacOs, Linux, Android, IOS, Kindle Fire, Windows phone

NON
box
10 Go
250 Mo (gratuite)
5 Go (payante)
Windows, MacOs, Android, IOS
NON
Google Drive
15 Go
5 To
Windows, MacOs, Android, IOS
OUI
Microsoft OneDrive
5 Go
15 Go
Windows, MacOs, Android, IOS, Windows phone
NON

Comparatif de stockage en ligne 2021

Gestion du temps

Parlons ici des outils de gestion du temps en ligne, qui sont d'une efficacité redoutable pour les gestionnaires. Ces outils sont utilisés, entre autres, pour mesurer l’utilisation d’un budget et de la rentabilité, documenter la durée d’une tâche ou d’une étape, maximiser sa gestion du temps et diminuer les irritants sur l’impression de manquer de temps. Ces outils facilitent également le travail à distance. 

Gérer son temps c’est aussi se familiariser avec les solutions de prise de rendez-vous en ligne qui permettent l’automatisation des rendez-vous (confirmation, création des liens de visioconférence, relance, paiement, etc.), la synchronisation au calendrier et le contrôle par les utilisateurs de la planification, l’annulation ou le report d’une rencontre. C’est idéal pour éliminer de multiples courriels.

Vers quelles solutions se tourner ? Voici un comparatif de certains outils.

Outils de gestion du temps

Ils permettent l’extraction de données par projet, par période, par employé, ainsi que la création de statistiques et graphiques intégrés.

Partage des agendas

L'agenda partagé permet à tous les membres de votre organisme d'accéder en ligne à l'agenda de chacun. Il est mis à jour en temps réel. Plus besoin de consulter un tiers ou d'effectuer des envois multiples de mails pour connaître les disponibilités de chacun! 

Le partage des agendas permet de:

Organiser des réunions à partir de l’agenda de vos collaborateurs.

Mettre à jour instantanément les informations relatives à une rencontre ou à un livrable.

Accéder en temps réel à l'agenda actualisé par une connexion Internet.

Offrir une vision globale de l'activité de l’organisme, par exemple, les événements publics, la réservation des salles, les communications prévues, etc.

Solutions de prise de rendez-vous en ligne

Gérer son temps c’est aussi se familiariser avec les solutions de prise de rendez-vous en ligne qui permettent l’automatisation des rendez-vous (confirmation, création des liens de visioconférence, relance, paiement, etc.), la synchronisation au calendrier et le contrôle par les utilisateurs de la planification, l’annulation ou le report d’une rencontre. C’est idéal pour éliminer de multiples courriels et améliorer son écoresponsabilité numérique.

Coconstruction de projets

Passer au nuagique implique aussi de communiquer autrement. Il s’agit de développer de nouvelles façons de travailler à travers des applications Web, qui favorisent la répartition des tâches et la gestion des délais. En bref, les processus sont automatisés et permettent de gagner du temps.

Le travail en silo est ainsi brisé. Ce processus favorise la pollinisation d’idées, le travail sur des problématiques plus complexes, ainsi que la recherche de solutions innovantes.

Planifier

Organiser les projets et les tâches avec des outils comme Asana, Trello, Monday

Gérer les équipes et communiquer

Briser les frontières entre différents espaces de travail avec Slack, Microsoft Teams, Workplace

3_

Le processus de migration: les étapes pas à pas

Évaluer le temps de transition

Pour un petit organisme culturel, deux mois peuvent suffire pour compléter le processus de transition vers les services de Google ou de Microsoft, par exemple. Cela demande néanmoins un engagement régulier afin d’accomplir une suite d’étapes qui peuvent varier selon les besoins de chacun.

Les organisations culturelles mobilisent souvent de petites équipes qui accomplissent beaucoup, souvent avec peu. Prendre le temps de considérer les ressources disponibles est alors nécessaire, tout comme envisager des formations qui pourront être utiles sur le thème. Toute personne de l’organisme peut être considérée comme ayant les compétences nécessaires pour mener à bien ce type de transition. L’installation de la plupart de ces produits ne demande parfois aucune expertise en programmation ou en technologie de l’information. Au besoin, s’adresser à un professionnel. 

Estimer au préalable les critères suivants:

la charge de travail actuelle en parallèle au changement envisagé.

la courbe d’apprentissage.

les ressources et expertises disponibles (ou non).

accès (ou non) à un soutien technique lors de l’installation.

les besoins en jeu.

- Astuce -

Planifier la transition en téléchargeant le calendrier de la migration nuagique ARCA.

étape
1

Avez vous déjà une solution nuagique ?

- Oui -

Conserver la solution existante, si possible, lorsqu’elle répond aux questionnements plus bas. Idéalement, pour ne pas repartir à zéro, on peut améliorer l’organisation de la structure déjà existante.

- non -

Décider de rechercher une solution se fait en portant le projet de transformation à travers la mise en place d’un calendrier de réalisation ou d’un plan de classification, en impliquant votre équipe.

Sélectionner la meilleure solution technologique qui correspondra aux questionnements suivants.

Quels sont les besoins associés au plan d’action numérique, les objectifs, la vision, les priorités ?
Quels sont les outils numériques en place, leurs atouts, leurs faiblesses ?
Quels sont les processus de gestion de documents en place ?
Quelles sont les ressources disponibles: internes, externes ?
étape
2

Sélectionner votre solution nuagique

Office 365

Incluant Outlook, Teams, Sharepoint, etc.

G Suite

Incluant GMail, Meet, Drive, etc.

Dropbox

Incluant Tasks, Project planner, Scan, etc.

Box

Incluant les plugins de gestion de projet communs, Microsoft, Adobe, Zoom, etc.

étape
3

Migration vers G Suite ou Office 365

Il faut valider chaque étape nécessaire.

1
Obtenir des jetons Techsoup et être reconnu comme «OSBL» par Google ou Microsoft pour avoir accès gratuitement à ces solutions.
2
Créer les comptes utilisateur
3
Faire migrer ses courriels, changer le nom de domaine
4
Création des solutions intranet de travail en équipe: Sharepoint (Microsoft) ou Team Drive (Google)
5
Création de l’architecture des dossiers
6
Invitations aux utilisateurs concernés
7
Importation des données en cours et hiérarchie
8
Instauration d’une politique de nomenclature
9
Adaptation de l’interface aux besoins actuels (raccourcis, bureau, nomenclature, etc..)
étape
4

Formation et suivi

Envisager un accompagnement ou des formations pour impliquer chaque membre de l’équipe dans la transformation afin que tous deviennent acteurs de ce changement.

Favoriser l’apprentissage et la formation

Augmenter la productivité.
Ouvrir les perspectives.
Favoriser l’innovation.
Renforcer le sentiment d’appartenance.
Augmenter la satisfaction et la motivation au quotidien.

Support et suivi

Rédiger une documentation de suivi (cahier de procédure ou un guide).
Ancrer le processus de migration dans le temps.
Observer l’efficacité du support dans le temps et l’améliorer en continu.

4_

BONNES PRATIQUES : pour un virage en douceur

Les clés du succès
Collaboration

L'engagement doit être au cœur du processus de passage au nuagique, en fonction des forces et des compétences de chacun. Cela permettra de créer un partage d'expertises et de ressources et un sentiment d’appartenance. Engagez votre équipe, vos membres, votre Conseil d'administration! 

Intégration

Une bonne pratique pour un virage en douceur est la mise en place d’une politique de passage au nuagique, intégrée au fonctionnement courant de l’organisme. Il est important d’établir un processus afin de faciliter la communication et l’organisation du travail: charge de chacun, amélioration continue des outils collaboratifs, etc. 

Expertises

La présence d’expertises pertinentes rassure et facilite l’appropriation du processus.

Cohérence

Veiller à la cohérence entre la démarche et les valeurs de l’organisme.

Nomenclature et archivage des dossiers

La mise en place d’une nomenclature nuagique est un véritable projet d’architecture des dossiers et de gestion des données.

Créer une arborescence structurée permet de:

Faciliter le transfert des documents.

Favoriser l’archivage des dossiers à long terme.

Retrouver les fichiers lors de recherches.

- Astuce -
_

Il faut comprendre le contenu du fichier lorsqu'on en lit le nommage.

_

Spécifier la date du document en utilisant le format de date AAAA-MM-JJ, qui permet un meilleur classement alphanumérique.
Utiliser des abréviations communes lorsque pertinent, par exemple: aga, pv, comm.
Utiliser la barre de soulignement plutôt que les espaces, les tirets et les majuscules, par exemple: Comite_cinema_2019_09_06_pv.doc .

_

Il est possible de faire appel à un archiviste ou un consultant spécialisé.

Qu’est-ce qu’un bon mot de passe?

Utiliser une phrase de passe.

Ne jamais utiliser le même mot de passe.

8 caractères au minimum, alors que 12 à 16 caractères, c’est mieux. Combiner les lettres majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux.

Validation en deux étapes.

Identifier les autorisations au sein de votre organisme.

Formaliser un protocole pour faciliter les transitions de personnel.

Cyberattaques et copies de sauvegardes.

Partage des agendas

L'agenda partagé permet à tous les membres de votre organisme d'accéder en ligne à l'agenda de chacun. Il est mis à jour en temps réel. Plus besoin de consulter un tiers ou d'effectuer des envois multiples de mails pour connaître les disponibilités de chacun! 

Le partage des agendas permet de:

Organiser des réunions à partir de l’agenda de vos collaborateurs.

Mettre à jour instantanément les informations relatives à une rencontre ou à un livrable.

Accéder en temps réel à l'agenda actualisé par une connexion Internet.

Offrir une vision globale de l'activité de l’organisme, par exemple, les événements publics, la réservation des salles, les communications prévues, etc.

Pour aller plus loin
_

ARCA, «La littératie en 6 microbouchées»
http://www.arca.art/fr/files/LITTERATIE-web-FINAL.pdf

_

Wikipédia, «Informatique en nuage»
https://fr.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing

_

Cégep Limoilou. «Implantation sécuritaire de services infonuagiques»
https://www.cegeplimoilou.ca/formations/perfectionnements/implantation-de-services-infonuagiques/

_

Signé Laval. «S’ouvrir à la transformation numérique»
https://culturelaval.ca/guide-transformation-numerique/

_

ARCA. ‘’Comparatif G Suite-office365’’
http://www.arca.art/fr/files/comparatif_gsuite-office365.pdf

_

Compétence Culture, «Coffre à outils technopédagogiques»
https://competenceculture.ca/_perfectionnement/coffre-a-outils-technopedagogiques/

_

Microsoft. «Solutions de productivité pour les associations»
https://www.microsoft.com/fr-ca/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit

_

LastPass. «Générateur de mot de passe»
https://www.lastpass.com/fr/password-generator

_

Descary. Mieux sécuriser les services que vous utilisez.
https://descary.com/teletravail-comment-mieux-securiser-les-services

Cette initiative est permise grâce au soutien du Conseil des arts du Canada.

Culture Laurentides est soutenue au fonctionnement par le Ministère de la culture et des communications du Québec.

Abonnez-vous à notre infolettre