Concertation numérique

Codéveloppement, coconstruction, cocréation, … Comment réfléchir ensemble lorsque le travail doit se faire en virtuel? Il existe des méthodes pour imposer le changement de posture aux participants qui doivent remuer leurs méninges. S’il est vrai que l’écran impose une distance, il n’en reste pas moins que des solutions conviviales et simples existent pour stimuler les réflexions et les dialogues. Notre agilité à sautiller d’une plateforme à l’autre s’améliore sans cesse. Dans ce thème, nous vous présentons nos techniques chouchous de tempêtes d’idées ainsi que les outils les plus performants de notre veille technologique.

Collecter des données ou collecter des idées : tour d’horizon des formules de concertations

Un exercice de concertation et de mise en œuvre d’un projet ou d’une idée peut avoir deux objectifs différents: collecter des données ou collecter des idées.

Collecter des données peut se faire selon différents systèmes :

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Les sondages et enquêtes de satisfaction, qui se veulent l’étude d'un certain nombre d'éléments (un échantillon) tirés d'un ensemble (une population). 1

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Le système de votation: il est parfois nécessaire de récolter les choix et opinions exprimés par le public. Cela peut-être dans le cadre du vote d’une résolution lors d’une AGA ou bien en utilisant les outils de messagerie instantanée à l’occasion d’une vidéoconférence. Envoyer un sondage sous forme de formulaire en ligne est aussi un bon moyen de votation.

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Les outils de cartographie des idées: il existe de nombreux outils et techniques pour réaliser des tableaux graphiques interactifs inspirants.

Collecter des idées peut se faire selon différents systèmes :

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Le design thinking est un processus de conception créative en plusieurs étapes, dont la boucle est itérative. Le design thinking est une intersection entre la créativité et l'innovation, soit, l'art de mettre en œuvre ses idées.2

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Le codéveloppement est un processus de groupe qui soutient l’échange de savoirs pratiques dans le but d’améliorer les pratiques. Il s'agit d'un apprentissage partagé : l'individu apprend autant que le groupe lui-même, selon Adrien Payette et Claude Champagne.3

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La réflexion stratégique est un processus de transformation et de développement permettant de s’adapter aux changements de son environnement amenés par la nouvelle économie numérique, ce qui passe par une expérience d’idéation et de récolte d’idées, selon Annie Chénier.4

Le public cible ou le persona

Pour vivre une expérience agréable, il faut penser à l’humain, qui est au cœur du processus de concertation. Rien de mieux que la construction de quelques personas pour éviter un biais personnel. C’est un exercice marketing de segmentation des publics. Plus d’informations sur la création de personas dans la fiche Marketing numérique.

1 Office québécois de la langue française. Terminologie.
3 Culture numérique, Lexique.
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COLLECTER DES DONNÉES
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COLLECTER DES IDÉES

1_

COLLECTER DES DONNÉES

5 étapes clés de l’enquête de satisfaction, du sondage ou du questionnaire
1
cadrage

Pourquoi créer un questionnaire, que veut-on prouver ou mesurer ? (récolter des informations sur votre public, obtenir des avis sur vos services, inscription à un événement,..). Quels sont les objectifs ? Qui est le public cible ?

2
questions

Un questionnaire court vaut mieux qu’un questionnaire long qui peut décourager le public. La formulation des questions doit respecter certaines règles et bonnes pratiques détaillées un peu plus loin.

3
Diffusion

Choisir le bon moment (journée et heure) et le bon canal (réseaux sociaux, infolettre, groupes de discussion, site web) pour optimiser le taux de réponses au questionnaire.

4
Analyse

Analyser les données recueillies telles que le taux d’ouverture, les courriels de rebonds, le nombre de réponses reçues, le nombre de clic vers votre site web, etc. et croiser ces analyses annuellement pour identifier des pistes d'amélioration.

5
Rendre des comptes

Communiquer les résultats: le processus bénévole de participatio au sondage engage implicitement un partage des résultats relatifs à l’information reçue. Il est essentiel de donner un suivi de l’analyse des données compilées au répondant dans un court délai.

Voici quelques astuces pour créer un questionnaire en toute simplicité.

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Créer et activer un questionnaire en mode public.

2_

Envoyer des invitations.

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Exporter et sauvegarder les réponses et données reçues. Il peut s’agir d’informations écrites, de graphiques, de statistiques.

4_

Importer une liste d'invitations.

5_

Donner l’accès à des identifiants ciblés ou le rendre public (permissions d’accès au fichier).

Conseils de la brigadière
- 1 -

Visualisez vos données adéquatement: avec le bon type de graphique, vous communiquerez plus facilement vos constats.

- 2 -

Proposez un incitatif comme un prix, un abonnement, un avantage membre quelconque qui sera tiré à travers tous les répondants.

- 3 -

Récoltez des réponses qui se mesurent et se comparent, d'un sondage à l'autre.

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Terminez par un appel à l'action. Il est essentiel d’offrir au répondant la possibilité de s’abonner à une infolettre et d’ainsi augmenter le potentiel de diffusion.

Les bonnes pratiques pour réussir un sondage culturel en ligne5
1_

Définir les objectifs
Il faut se poser les bonnes questions, savoir où on s’en va: Pourquoi réaliser un questionnaire ? Que doit-on mesurer dans le milieu ? Que doit-on comprendre du comportement des personnes consultées? Quels sont les indicateurs à mesurer ? Comment croiser les données recueillies ? Quels concepts doivent être analysés à partir des données recueillies ?

2_

Cibler efficacement le répondant
Plus un questionnaire est ciblé, plus son taux de participation est élevé. Il faut se demander à qui l’on adresse le questionnaire en ligne: au milieu dans sa totalité ou à un échantillon ?

3_

Rédiger des questions pertinentes
En premier lieu, faire un texte de présentation pour que le public comprenne les objectifs et les enjeux. Un questionnaire court vaut mieux qu’un questionnaire long qui peut décourager le public. Dans cette idée, simplifier le plus possible le vocabulaire et travailler à la clarté des questions permet aux utilisateurs d’y répondre plus facilement. Privilégier les choix de réponses qui permettront de cumuler et comparer les données d'un répondant à l'autre. En effet, en terme d’analyse, il est plus difficile de compiler et d’analyser les questions à déploiement, mais cet aspect est souvent le plus riche pour prendre le pouls du milieu. D’ailleurs, grouper les questions par thème permet de garder une certaine trame et de faciliter l’analyse des réponses par la suite. Avant de lancer le sondage, il peut être pertinent de faire réviser le texte autant au niveau du vocabulaire que de l’orthographe et de tester le sondage. En effet, l’intelligence collective est source d’amélioration.

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Simplifier et raccourcir
Plus le sondage est court, plus son taux de participation est élevé. Un maximum de 5 minutes de temps de réponse reste idéal. Aussi, une structure de questions diverses amène une expérience agréable : choix de réponses, choix de réponses multiples, mesure de gradation de 1 à 5 ou de 1 à 10, grille de choix multiples. Un rythme d’environ 5 questions par page est à établir.

5_

Rendre des comptes
Un sondage propose au répondant une participation gratuite dans une démarche d’amélioration du milieu. Le processus engage implicitement un partage de l’information fournie. Il est donc essentiel de donner un suivi de l’analyse de ces données au répondant dans un délai établi.

6_

Proposer un incitatif
La participation moyenne est d’environ 10%. Un incitatif à participation est efficace (prix, abonnement, avantage membre,..).

5 Source: Gisèle Henne, 6 bonnes pratiques pour réussir un sondage en ligne, 27 août 2019,
Outils de sondage

Avec l’aide des outils suivants, sonder son public cible devient un jeu ludique et interactif. Ils permettent de :

Créer un système de vote interactif en ligne
Sonder votre audience en temps réel à travers différentes méthodes participatives
Prendre des décisions hors réunion
Créer des formulaires, enquêtes, sondages et questionnaires
Accéder à des statistiques détaillés de participation

Wooclap, Poll Everywhere et Loomio donnent l’opportunité de sonder l’audience en temps réel, dans le cadre d’un événement ou d’une conférence par exemple. Le public devient participatif et engagé, en utilisant simplement son téléphone intelligent pour voter.

Avec les formulaires GoogleForm et MicrosoftForm, personnaliser l’affichage des questions et organiser l’affichage des réponses sous forme de tableaux ou graphiques.

2_

COLLECTER DES IDÉES

créativité et collaboration au service de la pensée numérique.
5 étapes d’un processus de concertation
Avant de réaliser un processus de concertation, il est important de penser aux étapes clés: 
1
Vision

Penser en premier lieu à définir les objectifs et les finalités de la démarche, à cibler l’impact de la concertation. On peut attendre de la concertation des avis sur des éléments déjà décidés, des propositions pour nourrir le projet, une co-élaboration de certaines dimensions du projet, un état des consensus et dissensus qui viendront éclairer la décision.

2
Planification

S’adjoindre des participants mobilisés, coordonner les outils, et organiser la mise en œuvre du processus participatif.

3
Débat

Déterminer comment s’adapter rapidement aux réalités et faciliter les interventions. Il est pertinent d’identifier les leaders d'opinion et de répartir les interventions pour que ceux-ci ne monopolisent la discussion, qui doit impliquer tous les participants. Il faut aussi penser les modalités de discussion et se demander qui va faciliter le débat.

4
Analyse

Suite à l'événement, évaluer systématiquement ce qui s'est dit et émettre un résumé, voire des conclusions et recommandations.

5
Diffusion

Évaluer le processus et le retour sur l’expérience. Ne pas oublier d’établir un post-mortem pour mettre en avant ce qui peut être amélioré la prochaine fois. 

La cocréation comme vecteur de transformation

La cocréation mobilise les ressources de l’ensemble de l’organisme. L’enthousiasme ainsi créé par la démarche de cocréation génère des impacts transformationnels. La cocréation permet de:

Approfondir
la
démarche

Recueillir
les
besoins

Creuser
la
problématique

Voici un exemple d’exercice de cocréation, selon le modèle suivant :
Comment pourrions nous…(Insérer) Verbe d’action + enjeu + usager + sachant que…
Par exemple
Comment pourrions-nous améliorer l'accès aux arts numériques à la population en situation d'itinérance sachant qu'ils vivent des défis d'exclusion et d'accessibilité?
Comment pourrions-nous obtenir du financement pour le développement de projets numériques innovants?
Méthode de réflexion: la transformation numérique

S’engager dans la transformation numérique, c’est développer des projets numériques qui nous incitent à penser en mode « co »: collaboration, codéveloppement, cocréation, etc. Il s’agit d’opérer un virage organisationnel sur des bases de collaboration, de partage et d’ouverture, soit «en adéquation parfaite avec les valeurs et les façons de faire des organismes culturels et des artistes», pour citer Mériol Lehmann.6

Il faut donc veiller à tracer des objectifs réalistes. Il faut penser la transformation numérique un point après l’autre, commencer par des petites parties de projet, des projets tests, et procéder en mode itératif.

Il s’agit donc de suivre quelques grandes étapes du processus de transformation numérique7

processus de transformation
1
Bilan
d'où part-on ?
Gestion administrative
Communications internes et externes
Projets/création
2
analyse des besoins
quelles seraient les solutions ?
Priorités
pistes de solutions
inspirations et références
3
identification d'une solution
qu'est-ce qu'on va faire ?
(ou non)
Formuler le mandat
Ressources
4
préparation du projet
comment on va le faire ?
Gestion administrative
Communications internes et externes
Projets/création
5
implantation du projet
On le fait ?
arrimer gestion et réalité
documentation
formation
déployer le changement numérique
formation continue
Suivi de projet
7 Infographie du RADN.
Les clés du Design Thinking
Réaliser un exercice de Design Thinking demande l’utilisation de certaines astuces8
Avoir recours à l’empathie

Comment pensent les utilisateurs, les usagers ? Il faut bien comprendre leur parcours, leurs réalités pour se permettre ensuite de réfléchir à des solutions adéquates.

Réflexion collective

Pour solutionner des questionnements complexes, un groupe a besoin d'une vision ouverte et globale.

 Idéation-création

Axer cette démarche de remue-méninges sur la curiosité et la recherche. Le croisement des disciplines est important dans le but d’aller chercher le plus de pistes possible.

Prototyper

Mettre en place une culture de l’exploration et de l’expérimentation. L'expérimentation se fait toujours en mode itératif (essais et erreurs). L'expérimentation permet d'aller plus loin dans l'idéation, de réfléchir, de proposer une version deux, une version trois, etc.

Tester

Aborder les besoins et la faisabilité d’un prototype, que ce soit une idée ou un outil et remettre en question l'impact et l'expérience de l'utilisation du prototype.

Processus itératif

En Design Thinking, on est en mode itératif, en mode essais-erreurs. Ce terme signifie «répété plusieurs fois», de façon à suivre un cycle identifié de répétitions. Ce processus nous amène à aller plus loin, à réfléchir, à proposer plusieurs versions. Les cinq étapes s'enchaînent, en boucle, on reprend à l’étape 1 en fonction des conclusions émises à l’étape 5 de mise à l’épreuve.

Le codéveloppement, pas à pas

Le codéveloppement professionnel est une approche de formation pour des personnes qui souhaitent apprendre les unes des autres afin d’améliorer, de consolider leur pratique. La réflexion est effectuée individuellement et en groupe: l’un après l’autre, les participants vont porter leurs besoins devant leurs pairs pour exposer l’aspect de leur pratique qu’ils veulent améliorer, pendant que les autres agissent comme consultants pour l’aider à enrichir sa compréhension (penser et ressentir) et sa capacité d’action (agir).

- 1 -
Choix et préparation du sujet de la consultation

Bien déterminer les priorités et les besoins. Le sujet de consultation (préoccupation, problème, projet : les 3 «P») inquiète le porteur du besoin dans sa pratique actuelle.

- 2 -
Exposé de la problématique

Le porteur du besoin présente la situation. En codéveloppement, on ne sépare pas les personnes ou la pratique professionnelle qui sont incarnées dans la situation. C’est une phase d’écoute active pour les consultants.

- 3 -
Questions, clarification de la problématique

Pour s’assurer de bien cerner la situation avant de poser leur diagnostic et de donner des conseils, les consultants formulent des questions d’informations afin de préciser leur compréhension de base de la problématique.

- 4 -
Le contrat de consultation

Définir le type de consultation voulu permet de définir encore mieux les besoins du porteur de projet. Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, les consultants sont invités à reformuler leur compréhension de la demande. 

- 5 -
Suggestions des pairs

Cette étape est le centre de l’exercice. Après avoir effectué leur diagnostic à partir de leurs connaissances, de leurs expertises, de leurs grilles personnelles, les consultants réagissent : ils partagent leurs impressions, idées, réactions émotives, commentaires, interprétations, suggestions, conseils, références. Ici la divergence des points de vue est systématiquement encouragée pour offrir le plus de lectures et de pistes d’actions possible au porteur de besoin. 

- 6 -
Synthèse et plan d’action

Le porteur du projet réagit et fait le tri. Cette synthèse est effectuée pour dégager une hypothèse d’action, réalisable d’ici la prochaine rencontre.

4 piliers du codéveloppement
- 1 -
La méthode de cas

Discuter ensemble d’exemples tangibles.

- 2 -
Petit groupe

Il est plus facile de partager en groupe de 4 à 6 cerveaux.

- 3 -
Transfert des apprentissages

Des solutions écrites et partagées seront plus facilement mises en application. 

- 4 -
Personne ressource

Réfléchir avec l'aide d'un facilitateur est essentiel au processus. Il jouera un rôle neutre, peu émotif, avec une certaine distance envers les problématiques évoquées. Le facilitateur amène les participants à sortir de leur schème de pensée et à penser en dehors de la boîte.

La collecte d’idées implique une effervescence du dialogue. Pour cela, le facilitateur doit comprendre les personas, préparer scénario et brise-glace, mobiliser un public d’horizons différents, et créer l’engagement par l’accessibilité et l’inclusion.

Outils de codéveloppement

Il existe de nombreux outils de collaboration destinés à faciliter le processus de codéveloppent d’un projet ou d’une idée. Grâce aux plateformes de collaboration en ligne, il devient aisé de récolter des idées et stimuler l’imagination via la création de tableaux visuels interactifs.

Les applications Miro, Mural, Google Jamboard et Coggle it permettent la collaboration visuelle en ligne à travers la création de différents modèles de tableaux colorés et faciles d’utilisations (créer un persona, une cartographie, une tempête d'idées, etc,..). L’espace de travail se déplace alors sur le Web.

Pour échanger verbalement, il existe des solutions intéressantes comme Kumospace, un environnement immersif de conférence vidéo. Il est ainsi possible de se déplacer dans un environnement personnalisable en ligne, à la façon d’un jeu vidéo: aller dans une salle de repos pour discuter avec des collègues, assister à une réunion ou à un exercice pour briser la glace, etc,..

kumospace
5 règles en processus de créativité9

On observe certaines bonnes pratiques nécessaires au bon déroulement du processus créatif.

1

Se remplir de bienveillance.
En création collective, la critique est interdite car elle alimente la peur du ridicule et l’autocensure.

2

Être prolifique.
Favoriser une production maximum d’idées et dépasser invariablement les 20 premières idées, car elles sont généralement convenues.

3

Débrider une imagination folle.
Mettre de côté la logique et le réalisme pour laisser place à un imaginaire frénétique. S'amuser.

4

Jouer avec les idées des autres.
Combiner les idées, surfer sur les vagues des possibilités, considérer les idées qui semblent de prime abord impertinentes.

5

Imposer une procédure rigoureuse.
Les paramètres de l’exercice et les consignes doivent être rigoureux, mesurables et temporellement limité (mais non le contenu).

9 André Fortin, Philagora, La trousse à idées, Fondation Armand-Bombardier.
Lectures supplémentaires
OUTILS DE STRATÉGIE
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André Fortin, «Guide pratique sur la co-création». 2021. 
https://creativite33.com/2021/02/28/1-guide-et-33-articles/

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André Fortin, «8 règles en co-création». 2015.
https://creativite33.com/2015/11/10/8-regles-en-cocreation/

_

La Machinerie des arts, «Caisse à outils». Consulté le 18 mars 2021.
https://machineriedesarts.ca/services/caisse-a-outils/

_

AQCP, «Le questionnement, pierre-angulaire du groupe de codéveloppement professionnel ?».
https://drive.google.com/drive/folders/questionnement

_

Université du Québec, «Le codéveloppement chez les étudiants». 2019. 
https://drive.google.com/drive/folders/étudiants

_

Culture Laval, «Guide de transformation numérique».
https://culturelaval.ca/guide-transformation-numerique/

_

Adrien Payette consultant., «Le codéveloppement, une approche graduée». 2020.
https://www.usherbrooke.ca/psychologie/fileadmin/sites/psychologie/espace-etudiant/Revue_Interactions/

_

Conseil de la culture de l’Abitibi-Témiscamingue, «Le codéveloppement vu et expérimenté (projet Escouade)». 2019.
https://docs.google.com/document/d/escouade

_

Wikipédia, «La cocréation».
https://fr.wikipedia.org/wiki/Cocr%C3%A9ation

_

Kws, «L’impact positif de la méthodologie design thinking sur la technologie». 8 mars 2016.
https://kws-forum.org/design-thinking-technologie/

_

Compétence Culture, «Mettre à profit les liens naturels entre culture et pensée numérique». 2018.
https://drive.google.com/file/d/pensée numérique

_

Culture numérique, «Lexique».
https://culturenumeriqc.qcnum.com/lexique/

OUTILS DE MISE EN OEUVRE
_

IDOAART, «6 principes Idoaart». Consulté le 18 mars 2021. 
https://www.idoarrt.com/

_

Culture Mauricie, «Canevas de conception de projets numériques».
https://www.culturemauricie.ca/show.php

_

Association Québec, «AGA virtuelle».
https://www.associationsquebec.qc.ca/

_

Facebook, «Facilitation et animation de groupe». 2020.
www.facebook.com/groups/cercle.de.pratique/

_

Cercle de pratique, «Animer en ligne». 1er mai 2020.
http://cdeacf.ca/sites/default/files/editor/synthese-notes_animer-en-ligne

_

Klap, «9 exercices d’idéation».
https://www.klap.io/ideation-9-exercices-indispensables/

_

André Fortin, «30 conseils pour une session d’idéation».
https://creativite33.com/2014/01/29/conseils-animation-session-ideation/

_

André Fortin, «29 fiches sur la créativité».
https://creativite33.com/2015/06/02/29-fiches-sur-la-creativite

BONNES PRATIQUES
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Cercle de pratique, «Accessibilité en mode virtuel, p.10». 2020. 
https://drive.google.com/drive/animer

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Culture pour tous, «Atelier après la pluie, Créer un événement Zoom engageant». 2020.
https://vimeo.com/447538664

_

Cours «Méthodes de sondage», Claire Durand (professeure, Département de sociologie, Université de Montréal). 
http://www.mapageweb.umontreal.ca/durandc/menuMethodesDeSondage.html

_

Survey Methodology.
http://www.websm.org/

_

Compétence Culture, «Coffre à outils technopédagogiques».
https://competenceculture.ca/_perfectionnement/coffre-a-outils-technopedagogiques/

_

André Fortin, «L’innovation dans le secteur culturel». 26 avril 2018. 
https://creativite33.com/2014/04/02/22-extraits

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André Fortin, «22 extraits sur la créativité et l’innovation». 2 avril 2014. 
https://creativite33.com/2014/04/02/22-extraits

Cette initiative est permise grâce au soutien du Conseil des arts du Canada.

Culture Laurentides est soutenue au fonctionnement par le Ministère de la culture et des communications du Québec.

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