Événement virtuel

Un événement virtuel doit être au service des êtres humains qui y participent. On doit le planifier en cernant nos objectifs et notre public. Le scénario de l’événement virtuel doit être bien différent de son pendant en présentiel. Depuis l’accueil des participants jusqu’à leur sortie de salle, il faut penser à ce qui fera que l’auditeur puisse se placer en mode actif et se sentir concerné et pertinent. Pour cela, il nous faut bien comprendre les solutions numériques offertes au milieu culturel ainsi que les bonnes pratiques d’utilisation. Très simplement, jasons ensemble du potentiel de nos événements en ligne.

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TRACER VOTRE BESOIN
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RYTHME ET SCÉNARISATION
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OUTILS LES PLUS POPULAIRES
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BONNES PRATIQUES

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TRACER VOTRE BESOIN

Types d’événements virtuels

Saisir les adaptations que la crise force, questionner ce qui nous paraissait évident, acquérir de nouvelles méthodes: quoi de mieux pour s’inspirer que des exemples d'événements qui ont eu lieu en 2020-2021 et qui ont su adapter leur contenu en ligne.

Qui, quoi, comment

Tout d’abord, penser sa stratégie d’événement

Vision
Définir les objectifs de l’activité, les intentions de l’événement avec des outils comme IDOARRT.com
Concept
Déterminer et résumer le concept de l’événement, ce qui devrait tenir sur quelques lignes. Formuler l'intention de façon concise. Quoi, qui, comment, pour qui?
Logistique
Se pencher sur le déroulement de l’événement à l’aide d’un document de régie.
Promotion
Déterminer la stratégie de communication (comment va t-on communiquer sur l’événement, sur quelles plateformes, qui veut-on attirer) et réfléchir au financement du projet (partenariats, billetterie,..).
Le public cible ou le persona

Pour vivre une expérience agréable, il faut penser à l’humain. Rien de mieux que la construction de quelques personas pour cette réflexion.

Définitions des termes usuels

Public cible : le ou les groupes de la population que l'on veut rejoindre.

Cœur de cible : un sous-groupe de notre public cible avec des objectifs plus précis.

Audience : groupe de personnes atteintes par les communications ou participants aux activités.

Segment : Produit d'une segmentation (technique statistique, algorithme) afin de ressortir des traits communs, des similarités d'attributs entre plusieurs personnes individuelles (plus que de simples catégories démographiques).

Personas : Archétypes qui représentent nos différents segments, les personnifient. Création abstraite pour visualiser un client type.

Comment structurer les personas ?
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Personnifier un persona : nom, visage, âge, lieu de résidence, parcours professionnel, situation personnelle, intérêts, habitudes, etc.

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Créer un persona à partir de données réelles: statistiques médias sociaux, statistiques d’audiences, base de données…

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Considérer l’aspect comportemental : comment agit-il en ligne et hors-ligne ? Quels sont ses désirs, ses enjeux, ses défis, ses obstacles ?

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Préciser les objectifs des personas.

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Imaginer le tout dans le contexte du secteur précis de l'événement virtuel en réflexion.

Qu'est-ce qui stimule l’engagement du public ?
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Sentiment d’appartenance : faire partie d’un ensemble
Partager des intérêts et des points communs
Apporter de la valeur
Le désir de communiquer, d’échanger
Se sentir écouté, respecté, considéré, concerné, touché
1 Marika Laforest, Stratégies pour optimiser la diffusion d’événements en ligne.
Parcours du participant

Suivre les objectifs suivant en terme d’engagement du public

Sensibilisation

Faire connaître l’événement.

Considération

Convaincre de participer à l’événement.

Conversion

Convertir un intérêt en inscription à l’événement.

Prestation

Participer à l’événement.

Fidélisation

Favoriser un retour du participant à un prochain événement.

Design de l’événement

Prévoir un déroulement détaillé de l'événement permet de faire face à toute éventualité.

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Ordre du jour : cela permet de bien cadrer un événement

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Minutage : détailler l'événement minute par minute, prévoir les temps de pause. Cette étape permet de ne rien oublier. 

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Logistique : quelles sont les ressources requises pour votre événement ? Évaluer vos besoins techniques (ex. Micro, caméra), penser au lieu de tournage et bâtir un budget.

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Temps et durée : définir le temps et la durée de l’événement, ainsi que les grandes étapes.

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Étapes : prévoir, au début, un moment d’ancrage du participant par une activité brise-glace, puis un temps de présentation des projets, exercices collaboratif ou participatifs, et enfin conclure avec des exercices de convergence et/ou de promesse d'engagement.

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Rôles et intervenants : définir le rôle à part entière de l’animateur. Il faudra prévoir un modérateur responsable des entrées en salle et de la gestion du temps, un modérateur chargé de la gestion du clavardage. Idéalement, l’animateur est déchargé de ces rôles. 

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Régie : répondre aux problématiques techniques (son, vidéo, coconstruction, sondage). 

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Clavardage : garder le public alerte avec l’ajout de liens, de questions, qui auront été réfléchis et notés au préalable. 

Pour aller plus loin

Outils de stratégie à utiliser pour un événement virtuel

La Machinerie des arts

Mettre en valeur des contenus sur une

exposition virtuelle

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RYTHME ET SCÉNARISATION

Créez une expérience dynamique

Qui fait quoi, dans quel ordre ?

Pour rendre un événement virtuel efficace, il faut le scénariser. Les tâches d’animation et de gestion événementielle doivent être divisées dans l’équipe d'animation.

Ponctualité

On commence à l’heure! On peut ouvrir la salle d’attente 5 minutes avant et même accueillir en musique.

Brise-glace et ancrage

Un début non-officiel agréable, un bienvenue officiel. On s’adresse aux participants de vive voix, on présente les intervenants, on utilise les outils brise-glace. Puis on passe à travers l’ordre du jour et les objectifs de l’événement.

Écoute vs participation

Il est important d’expliquer les règles à suivre de vive-voix et par écrit dans l’espace clavardage: garder son micro fermé, comment intervenir si on a une question, présenter la personne contact en cas de problèmes techniques, caméra à leur convenance, mettre en mode galerie, etc. Mentionner si l’on enregistre et à quelle fin.

Rythme

La durée d’attention du cerveau humain est de 20 minutes, ensuite il faut changer de posture. Par exemple, on peut poser une question, mettre en place un exercice, visionner un vidéo, etc.

Contenu principal

Mettre en placedes activités de connections: donner la possibilité à chacun de se sentir vu et entendu par la pratique: networking impromptu, open space, world café, création de sous-salle.

Conclusion et retour

Analyser la rencontre par un bref compte rendu. Expliciter les connections et les apprentissages faits. Clôturer par un appel à action pour l'ouverture.

De la générale au jour J

Garante d’une présentation de qualité, il est parfois nécessaire de prévoir une répétition avant le jour J.

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Test technique: vérifier les outils tels que micro, caméra, partage d’écran, vitesse internet nécessaire au direct. Ne pas oublier qu’obtenir et diffuser un son de qualité est l’un des piliers d’un bon événement en ligne.

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Déroulement de l’événement: passer sommairement à travers les interventions de chacun, relever les questions, rappeler le rôle de chacun.

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Envoi d’un rappel incluant une liste de vérification: envoyer un courriel de rappel quelques jours avant l’événement avec la date et l'heure réservées, le lien pour se connecter, ainsi qu'une liste  de vérification qui énumère éventuellement le navigateur recommandé, les bonnes pratiques et outils (par exemple, le port du casque d'écoute), la vérification de connexion internet, l'environnement adéquat (par exemple, la lumière de la pièce ou les nuisances sonores possibles).

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Connexion: l'équipe d'animation se connecte 30 minutes avant le début de l'événement, pour prendre le temps de se saluer (et créer un sentiment d'équipe) et de vérifier que tout fonctionne.

C’est le niveau moyen d’attention du cerveau humain. Il faut prévoir un rythme adéquat lors des événements et imposer des changements de posture.

Astuces:
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Proposer des pauses à toutes les heures (entre 2 et 5 minutes).

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Favoriser des périodes de questions.

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Changer d’intervenant ou de média.

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Utiliser des outils de participation: sondages, commentaires en clavardage, jeux courts et simples, etc.Utiliser des outils de participation (sondages, commentaires sur le chat, jeux)

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Changements de postures: par un jeu ou une question moins intimidante, amener les participants vers la prise de parole. Par exemple, poser une question aux participants en leur donnant la consigne de répondre dans le clavardoir quand tout le monde est prêt, au signal de l’animateur. Ça donne une pluie de réponses.

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Après la pause: pour motiver les troupes, proposer une action plus physique (par exemple, aller chercher un objet en réponse à une question thème).

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OUTILS LES PLUS POPULAIRES

Quelle est la meilleure plateforme ?
Déterminez vos besoins
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Quelles sont vos capacités et compétences techniques?

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Où se retrouve votre audience actuelle? Votre audience potentielle?

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Quel est votre budget?

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Quels sont les aspects importants pour vous?

Bon référencement (SEO + Découvrabilité).
Bonne vitesse de diffusion.

La plateforme permet de gérer la promotion, la diffusion et l’audience de l’événement au même endroit. Réseau fermé (moins fort pour le SEO).

Invités spontanés, géré comme un vrai live, moins comme une diffusion pré-enregistrée ou captée.

L’habitude a été créée. Il est possible de diviser les participants en plusieurs groupes, dans des salles virtuelles.

Plusieurs nouvelles possibilités de diffusion (option payantes).

Propose une grande diversité d’options de contenus à diffuser et monétiser: jeux vidéos, présentation d’oeuvres artistiques et créatives, événement en direct, convention, ...

Solutions visioconférences
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Les solutions
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Utiliser une régie vidéo

Une régie vidéo est un logiciel de diffusion et d’encodage en direct, qui permet de capter l’audio et la vidéo en haute qualité et de diffuser le contenu sur d’autres médias sociaux. On lie le logiciel à la solution d’enregistrement de l’événement. La régie permet de capturer les images et le son depuis celle-ci et de le diffuser en simultané, en direct.

Utilisez un logiciel de diffusion en direct pour:

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La diffusion simultanée

On peut diffuser le contenu d’une visioconférence en direct sur d’autres plateformes afin d’être plus visible et d’avoir un plus grand impact. Cela peut se faire à l’aide d’un logiciel de régie vidéo. On peut directement diffuser une conférence Zoom sur un facebook live ou youtube.

et/ou

Solutions
événementielles
360

Il existe aussi des plateformes tout en un, qui permettent de créer des événements clé en main regroupant des conférences, réunions, colloques, événements de recrutement, réseautage, etc.

Il existe aussi des outils tout en un (holistiques ou 360 degrés), qui permettent de créer des événements clé en main, regroupant des conférences, réunions, profilage, moteurs de recrutement, etc. Ces plateformes sont entre autres intéressantes pour mettre en place un réseautage personnalisé, permis par des inter-connexions du profilage des participants, un réseautage «intelligent».

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Diffusion en direct

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Image de marque intégrée

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Billetterie intégrée

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Profilage des participants

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Réseautage

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Scènes multiples

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Sessions (salles privées)

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Kiosques d’expositions virtuels

INSCRIPTION ET SYSTÈME DE BILLETERIE
Gratuit (lite)
Base
Pro
Weezevent
Pour les événements gratuits
+ 2,5% / billet vendu
0,12$ /an /contact
Eventbrite
Pour les événements gratuits
+ 3,5% / billet vendu + frais fixe
+ 3,5% / billet vendu + frais fixe
Google Form
Inscriptions avec Google Sheets
Inscriptions avec Google Sheets
...
Office 365
...
Inscriptions par formulaire avec un abonnement annuel
...

Certains GRC (système de Gestion de la Relation Client) ou logiciels de solutions événementielles offrent des billetteries intégrées.

Équipement pour
optimiser un
événement
virtuel

Connexion filaire

En mode wifi, s’il y a des latences, rapprochez-vous de votre serveur et/ou fermez votre caméra. 
Vérifier sa connexion et débit internet.

Ordinateur

Éviter les tablettes et téléphones.
Ports et accessoires nécessaires.

Micro

Idéalement avec micro externe pour la qualité du son, sinon le micro des écouteurs. Évitez le micro interne de l’ordinateur.

Écouteurs

Idéalement avec micro. 
Gérez les nuisances sonores.

Environnement

Environnement soigné. 
Éclairage adéquat pour la caméra.

Caméra

Utilisez la caméra de l’ordinateur ou intégrez une caméra externe.

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BONNES PRATIQUES

Communications

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Créer et comprendre les personas liés à l'événement virtuel.

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Préparer un plan de communication pour promouvoir l’événement.

3_

Suivre des objectifs de notoriété (être connu et reconnu), de considération (être estimé, retenir l’attention, convaincre), de conversion (que le public visé passe à l’action souhaitée) et de fidélisation (créer de l’engagement, récurrence).

4_

Rejoindre les publics actuels et potentiels via la base de données, les médias sociaux et le web, les partenaires, les collaborateurs et influenceurs.

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Synchroniser les efforts.

6_

Voir la fiche Marketing numérique de la Brigade numérique.

Préciser les tâches

Idéalement, l’animateur a un rôle à part entière et sera déchargé des rôles suivants : responsable des admissions, gestion du clavardage, soutien technique.

Respecter l’horaire

Veiller à être ponctuel.
Ouvrir la salle d’attente 5 minutes en avance. Terminer à l’heure prévue.

Scénariser

à l’aide d’un canevas.

Penser à l’humain

Construire les personas, segmenter les publics. Stimuler l’engagement grâce à de nombreuses astuces.

et après ?

Le post-mortem est souvent négligé dans la gestion événementielle. Pourtant, c’est cette phase «après» événement qui nous permet de mieux préparer la prochaine structure événementielle.

Tout événement qui ne collecte pas de données pour le «après» rate une opportunité marketing. 

1_

Sondage de satisfaction et de profil.

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Invitations aux prochains événements.

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Publications sociales engageantes.

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Reciblage publicitaire.

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Médiation culturelle, post-activité.

à quoi servent ces données ?

Les données constituent une offre d’information globale et riche qui nous fournit une meilleure visibilité sur les données relatives à l’accès et à l’utilisation de contenus.

Analyser et mettre en perspective les données recueillies vous permet de :
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Cibler les préférences de vos participants.

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Proposer des services toujours mieux adaptés.

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Comprendre les frustrations.

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Entendre les commentaires pour améliorer l'offre culturelle.

À moyen et long terme :
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Remettre en question la vision de l'événement.

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Être toujours plus concurrentiel.

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Orienter vos futures décisions

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Contribuer à la croissance de l'organisme porteur, du projet ou de l'événement.

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Mieux adapter vos prochains événements.

Pour plus d’information sur les données, voir la fiche Découvrabilité de la Brigade numérique.

Bibliographie
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La Machinerie des arts, «Caisse à outils». Consulté le 18 mars 2021.
https://machineriedesarts.ca/services/caisse-a-outils/

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Registraire des entreprises QC, «Loi 36 de gouvernance». 5 février 2020.
www.registreentreprises.gouv.qc.ca/

_

IDOAART, «6 principes Idoaart». Consulté le 18 mars 2021. 
https://www.idoarrt.com/

_

Transistor média, «Comment bien planifier un festival virtuel ?». Consulté le 18 mars 2020.
www.transistor.media/wp-content/

_

Facebook, «Facilitation et animation de groupe». 2020. 
www.facebook.com/groups/cercle.de.pratique/

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Modèle, scénariser votre événement.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Nqt

BONNES PRATIQUES
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Conseil Québécois du Loisir, «Comparatif outils de vidéoconférence et webinaires en ligne». 2020.
https://Comparatif/video/

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Chaire Fernand-Dumont sur la culture, «Analyse des plateformes participatives». 2020
www.chairefernanddumont.ucs.inrs.ca/

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Culture Laurentides, «Plateformes de diffusions comparées» //en cours. 
docs.google.com/document/d/

_

Culture Laurentides, «Sécurité Zoom». 2020. 
www.culturelaurentides.com/securite-zoom/

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Zoom, «Diffuser sur Facebook live». 2021
https://support.zoom.us/hc/

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TEDxQuébec, «L’incroyable pouvoir des nano-influenceurs». 2018.
https://www.youtube.com/watch?v=wiY2lCYmxZc

Cette initiative est permise grâce au soutien du Conseil des arts du Canada.

Culture Laurentides est soutenue au fonctionnement par le Ministère de la culture et des communications du Québec.

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