1_ Tracer votre besoin

Types d’événements virtuels

Saisir les adaptations que la crise force, questionner ce qui nous paraissait évident, acquérir de nouvelles méthodes: quoi de mieux pour s’inspirer que des exemples d'événements qui ont eu lieu en 2020-2021 et qui ont su adapter leur contenu en ligne.

• Appel à mobilisation : ATSA, Avec toi
• Prestation et spectacle : Théâtre musical, Le petit Prince
• Congrès et colloque : C2, Résilience
• Réseautage : Centre Phi, Cocktail de réseautage
• Gala et vernissage : Prix Numix / Remix ; Exposition Revelations‍
• Formation et ateliers : Culture pour tous, Après la pluie

Qui, quoi, comment

Tout d’abord, penser sa stratégie d’événement‍

Vision: définir les objectifs de l’activité, les intentions de l’événement avec des outils comme IDOARRT.com

Concept: penser la programmation et déterminer le concept de l’événement qui devrait tenir sur quelques lignes, être clair et précis. Quoi, qui, pour qui?

Logistique: se pencher sur le déroulement de l’événement à l’aide d’un document de régie

Promotion: déterminer la stratégie de communication (comment va t-on communiquer sur l’événement, sur quelles plateformes, qui veut-on attirer) et réfléchir le financement du projet (partenariats, billetterie,..).

Qui ? le public cible ou le persona

Pour vivre une expérience agréable, il faut penser à l’humain. Rien de mieux que la construction de quelques personas pour cette réflexion.

Définitions des termes usuels. 
Public cible : le ou les groupes de la population que l'on veut rejoindre.
Coeur de cible : un sous-groupe de notre public cible avec des objectifs plus précis.
Audience : groupe de personnes atteintes par les communication ou participants aux activités.
Segment : Produit d'une segmentation (technique statistique, algorithme) afin de ressortir des traits communs, des similarités d'attributs entre plusieurs personnes individuelles (plus que de simples catégories démographiques).
Personas : Archétypes qui représentent nos différents segments, les personnifient. Création abstraite pour visualiser un client type.

Comment structurer les personas ?

1. Personnaliser un persona: nom, visage, âge, lieu de résidence, parcours professionnel, situation personnelle,  intérêts, habitudes, etc.

2. Créer un persona à partir de données réelles. (Statistiques médias sociaux, statistiques d’audiences, base de données)

3. Considérer l’aspect comportemental : comment agit-il en ligne et hors-ligne ? Quels sont ses désirs, ses enjeux, ses défis, ses obstacles? 
4. Préciser les objectifs.

5. Imaginer le tout dans un contexte

Qu'est-ce qui stimule l’engagement du public?1

• Sentiment d’appartenance : faire partie d’un ensemble
• Partager des intérêts et des points communs
• Le désir de communiquer, d’échanger
• Se sentir écouté.e, respecté.e, considéré.e, concerné.e, touché.e
• Apporter de la valeur

Parcours du participant: 

Suivre les objectifs suivant en terme d’engagement du public

Sensibilisation : faire connaître l’événement

Considération : convaincre de participer à l’événement

Conversion : convertir un intérêt en inscription à l’événement

Prestation : participer à l’événement

Fidélisation : favoriser un retour du participant à un prochain événement.

Suivre des objectifs de notoriété (être connu et reconnu), considération (être estimé, retenir l’attention, convaincre), conversion (que le public visé passe à l’action souhaitée), fidélisation (créer de l’engagement, récurrence)

Design de l’événement

Prévoir un déroulement détaillé de l'événement permet de faire face à toute éventualité.

• Ordre du jour : cela permet de bien cadrer un événement
• Minutage : détailler l'événement minute par minute, prévoir les temps de pause. Cette étape permet de ne rien oublier. 
• Logistique : quelles sont les ressources requises pour votre événement ? Évaluer vos besoins techniques (ex. Micro, caméra), penser au lieu de tournage et bâtir un budget.
• Temps et durée: définir le temps et la durée de l’événement, ainsi que les grandes étapes.
• Étapes : au début prévoir un moment d’ancrage et d’ouverture avec brise-glace, puis un temps de présentation des projets, exercices collaboratif ou participatifs, et enfin conclure avec des exercices de convergence ou comment les apprentissages peuvent s’appliquer dans le futur.
• Rôles et intervenants : L’animateur a un rôle à part entière. Il faudra prévoir une personne responsable des admissions, une chargée de la gestion du clavardage. Idéalement, l’animateur sera déchargé de ces rôles. 
• Régie : comment répondre à telle ou telle problématique technique (son, vidéo). 
• Clavardage : garder le public alerte avec l’ajout de liens, de questions, qui auront été réfléchis et notés au préalable.
  

Pour aller plus loin

Outils de stratégie à utiliser pour un événement virtuel : La Machinerie des arts ‍

Mettre en valeur des contenus sur une exposition virtuelle‍

Constats de Espace OBNL :‍

Rapport de consultation sur la transition événementielle‍

Les assemblées générales annuelles en pleine crise, on fait quoi ?

2_ RYTHME ET SCÉNARISATION

Créez une expérience dynamique

Qui fait quoi, dans quel ordre ?

Pour vivre une expérience agréable, il faut scénariser l’événement. Il faut diviser les tâches d’animation et de gestion événementielle dans l’équipe. 

• Ponctualité : on commence à l’heure! On peut ouvrir la salle d’attente 5 minutes avant et même accueillir en musique. 
• Brise-glace et ancrage : un début non-officiel agréable, un bienvenue officiel. On s’adresse aux participants de vive voix, on présente les intervenants, on utilise les outils brise-glace.
  Puis on passe à travers l’ordre du jour et les objectifs de l’événement. 
• Niveau du groupe
• Écoute vs participation : il est important d’expliquer les règles à suivre de vive-voix et par écrit dans l’espace clavardage: garder son micro fermé, comment intervenir si on a une question, présenter la personne contact en cas de problèmes techniques, caméra à leur convenance, mettre en mode galerie, etc,..Mentionner si l’on enregistre et à quelle fin. 
• Rythme : le temps d’attention du cerveau humain est de 20min seulement! 
• Durée : un événement de 60 min est optimal. Faire des pauses régulières et changer de mode aux 20 minutes.
• Contenu principal : faire des activités de connections: donner la possibilité à chacun de se sentir vu et entendu par la pratique: networking impromptu, open space, world café, création de sous-salle,.
• Conclusion et retour : faire un compte rendu: Expliciter les connections et les apprentissages faits.
• Clôturer par un appel à action pour l'ouverture
• Questions et réponses : finir à l’heure. On peut prévoir une période de Q&A de 15-20 min après avec ceux qui veulent rester.

La générale

Garante d’une présentation de qualité, il est parfois nécessaire de prévoir une répétition avant le jour J. 

• Test technique: vérification des outils: micro, caméra, partage d’écran, vitesse internet nécessaire au direct. Ne pas oublier qu’obtenir et diffuser un son de qualité est l’un des piliers d’un bon événement en ligne. 
• Déroulement de l’événement: passer sommairement à travers les interventions de chacun, relever les questions, rappeler le rôle de chacun.
• Envoi d’un rappel et d’une liste de vérification: envoyer un courriel de rappel quelques jours avant l’événement avec l’heure de l’intervention, la date, le lien pour se connecter, et une liste  de vérifications: navigateur à utiliser, bonnes pratiques et outils, vérifier sa connection internet, temps et espace adéquats (fond d’écran, s’asseoir confortablement, etc..)
• Connexion 30 minutes avant le début de l'événement: prendre le temps d’arriver et de vérifier que tout fonctionne le jour J.
  

20 minutes

C’est le niveau moyen d’attention du cerveau humain. Il faut prévoir un rythme adéquat lors des événements et imposer des changements de posture.
Astuces:

• Faire des pauses régulières.
• Favoriser des périodes de questions.
• Changer d’intervenant.
• Utiliser des outils de participation (sondages, commentaires sur le chat, jeux)
• Changements de postures (ex.pitch de projet à l’écran qui sort du plan habituel visage et épaules).
• Après la pause: pour motiver les troupes, garder dans le corps, proposer une action plus physique (ex. aller chercher un objet)

3_ OUTILS LES PLUS POPULAIRES

Quelle est la meilleure plateforme ? 

Déterminez vos besoins

Quelles sont vos capacités et compétences techniques?

Où se retrouve votre audience actuelle? Potentielle?

Quel est votre budget? 

Quels sont les aspects importants
pour vous?