Événement virtuel

Un événement virtuel doit être au service des êtres humains qui y participent. On doit le planifier en cernant nos objectifs et notre public. Le scénario de l’événement virtuel doit être bien différent de son pendant en présentiel. Depuis l’accueil des participants jusqu’à leur sortie de salle, il faut penser à ce qui fera que l’auditeur puisse se placer en mode actif et se sentir concerné et pertinent. Pour cela, il nous faut bien comprendre les solutions numériques offertes au milieu culturel ainsi que les bonnes pratiques d’utilisation. Très simplement, jasons ensemble du potentiel de nos événements en ligne.
1_ Tracer votre besoin
Types d’événements virtuels

Saisir les adaptations que la crise force, questionner ce qui nous paraissait évident, acquérir de nouvelles méthodes: quoi de mieux pour s’inspirer que des exemples d'événements qui ont eu lieu en 2020-2021 et qui ont su adapter leur contenu en ligne.

Qui, quoi, comment

Tout d’abord, penser sa stratégie d’événement

Vision: définir les objectifs de l’activité, les intentions de l’événement avec des outils comme IDOARRT.com

Concept: penser la programmation et déterminer le concept de l’événement qui devrait tenir sur quelques lignes, être clair et précis. Quoi, qui, pour qui?

Logistique: se pencher sur le déroulement de l’événement à l’aide d’un document de régie

Promotion: déterminer la stratégie de communication (comment va t-on communiquer sur l’événement, sur quelles plateformes, qui veut-on attirer) et réfléchir le financement du projet (partenariats, billetterie,..).

Qui ? le public cible ou le persona

Pour vivre une expérience agréable, il faut penser à l’humain. Rien de mieux que la construction de quelques personas pour cette réflexion.

Définitions des termes usuels. 
Public cible
: le ou les groupes de la population que l'on veut rejoindre.
Coeur de cible : un sous-groupe de notre public cible avec des objectifs plus précis.
Audience : groupe de personnes atteintes par les communication ou participants aux activités.
Segment : Produit d'une segmentation (technique statistique, algorithme) afin de ressortir des traits communs, des similarités d'attributs entre plusieurs personnes individuelles (plus que de simples catégories démographiques).
Personas : Archétypes qui représentent nos différents segments, les personnifient. Création abstraite pour visualiser un client type.

Comment structurer les personas ?
  1. Personnaliser un persona: nom, visage, âge, lieu de résidence, parcours professionnel, situation personnelle,  intérêts, habitudes, etc.

  2. Créer un persona à partir de données réelles. (Statistiques médias sociaux, statistiques d’audiences, base de données)

  3. Considérer l’aspect comportemental : comment agit-il en ligne et hors-ligne ? Quels sont ses désirs, ses enjeux, ses défis, ses obstacles? 
  4. Préciser les objectifs.

  5. Imaginer le tout dans un contexte
Qu'est-ce qui stimule l’engagement du public?1
Parcours du participant: 

Suivre les objectifs suivant en terme d’engagement du public

Sensibilisation : faire connaître l’événement

Considération : convaincre de participer à l’événement

Conversion : convertir un intérêt en inscription à l’événement

Prestation : participer à l’événement

Fidélisation : favoriser un retour du participant à un prochain événement.

Suivre des objectifs de notoriété (être connu et reconnu), considération (être estimé, retenir l’attention, convaincre), conversion (que le public visé passe à l’action souhaitée), fidélisation (créer de l’engagement, récurrence)

Design de l’événement

Prévoir un déroulement détaillé de l'événement permet de faire face à toute éventualité.

Pour aller plus loin

Outils de stratégie à utiliser pour un événement virtuel : La Machinerie des arts 

Mettre en valeur des contenus sur une exposition virtuelle

Constats de Espace OBNL :

Rapport de consultation sur la transition événementielle

Les assemblées générales annuelles en pleine crise, on fait quoi ?

2_ RYTHME ET SCÉNARISATION

Créez une expérience dynamique

Qui fait quoi, dans quel ordre ?

Pour vivre une expérience agréable, il faut scénariser l’événement. Il faut diviser les tâches d’animation et de gestion événementielle dans l’équipe. 

La générale

Garante d’une présentation de qualité, il est parfois nécessaire de prévoir une répétition avant le jour J. 

20 minutes

C’est le niveau moyen d’attention du cerveau humain. Il faut prévoir un rythme adéquat lors des événements et imposer des changements de posture.
Astuces:

3_ OUTILS LES PLUS POPULAIRES
Quelle est la meilleure plateforme ? 

Déterminez vos besoins

Quelles sont vos capacités et compétences techniques?

Où se retrouve votre audience actuelle? Potentielle?

Quel est votre budget? 

Quels sont les aspects importants
pour vous?

  • La plateforme permet de gérer la promotion, la diffusion et l’audience de l’événement au même endroit.
  • Réseau fermé (moins fort pour le SEO)
  • Bon référencement (SEO + Découvrabilité)
  • Bonne vitesse de diffusion
  • Invités spontanés, géré comme un vrai live, moins comme une diffusion pré-enregistrée ou captée.
  • L’habitude a été créée. Il est possible de diviser les participants en plusieurs groupes, dans des salles virtuelles.
  • Plusieurs nouvelles possibilités de diffusion (option payantes)
  • Propose une grande diversité d’options de contenus à diffuser : jeux vidéos, présentation d’oeuvres artistiques et créatives, événement en direct, convention,..
Solutions de visioconférence

1- Les solutions

Cette initiative est permise grâce au soutien du Conseil des arts du Canada.

Culture Laurentides est soutenue au fonctionnement par le Ministère de la culture et des communications du Québec.

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